基于RFID的实体文档管理系统解决方案

　　第1章 系统的概述

　　数伦科技公司开发的基于RFID的文档管理及防伪系统是利用先进的科学技术，不断使人们的一部分业务活动物化到人以外的各种现代的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。

　　系统是一套文档或物品安全管理系统，可以很好的管理保密文档，允许谁可以有权限的借阅文档，并及时查看到文档和用户的详细信息。该系统能使有型文档和资料的管理实现全自动化，从而提高文档的使用效率；对保密文档或高价值文档书籍执行相关使用条例提供强有力的技术手段；为文档真实性的鉴别提供了可靠的方法。

　　文档柜或重要物品存储柜可以存储重要的文档及物品。通过系统下达相应的任务，文档柜系统才有权限被打开，让用户取相应的文档或物品；门禁系统可以有效的管理机关重要文档被随意带出情况；复印机通过系统的管理，可以有效的控制有权限的人才可以复印文档，不能随意的复印任何文档；销毁机可以有效的管理文档和资料是否拥有被销毁的权限以及该文档是否真正被销毁。

　　第2章 系统的功能

　　当RFID技术与每件对象(文档、借阅人、电脑、通信器材)等建立捆绑关系后，一个具备新文档登记、自动盘存及定位、自动引导、自动识别、自动追踪、复印和销毁控制、快速查询及报警、统计文档等功能的安全管理系统就建立起来了。各功能如下：

　　(1) 新文档登记：每一个新的文档在入库时都会被黏贴一个RFID标签，通过标签与系统中相应文档的绑定操作，即当以后当扫描到一个文档标签时系统会自动搜索出该文档所有的相关信息。
　　(2) 自动盘存及定位：每个智能文档柜利用读写器内部的程序控制读写器所连接的天线，逐个扫描也就是读取文档柜内标签的过程，确定文档是否存在；
　　(3) 自动引导：一旦得到领导的批准后，借阅者只要手持合法的身份卡即可按照指示灯在最短的时间内找到所需要的文档。
　　(4) 自动识别：当借阅者通过文档资源管理子系统查找出自己所需文档的具体位置，提出借阅申请，在申请得到批准后，凭着自己的合法身份卡，从文档柜中取出需要的资料，系统会对整个行为自动记录。
　　(5) 自动追踪：夹带在衣服、包裹内的文档资料，经过单位出入口时系统会自动发现，对于发现的文档资料，系统自动判断是否报警；文档资料离开保密室后，系统也可以自动追踪文档的移动路线，对所经过的主要通道(如保密室、办公楼出入口、走廊等)，系统自动记忆经过的时间；对于允许携带的文档资料，系统不发出报警通知，只存储通行记录，以备历史追朔，对于未经允许的文档资料，系统发出报警或通知。
　　(6)复印和销毁控制：通过在复印机和文档销毁装置上安装RFID读写器和相应天线。当读卡器读到有效卡并查找到有被批准的复印或销毁任务，控制器指示RFID读写器读取RFID标签信号，并核对该文档后来指令复印机是否给予复印或销毁机是否予以销毁。复印和销毁行为结束后，向中心系统发回状态信息。
　　(7)快速巡查及报警：文档资料的管理人员、领用人员、借用人员均与系统绑定，异常发生后，系统可进行快速巡检并发出报警信号：瞬间提示文档资料是否移动、是否损坏及移动信息，自动生成相关人员及物品通行记录。
　　（8） 流程管理：安全的个体识别（识别号唯一），可以严格控管文档之借阅及归还、流转等流程，确保文件状态之可视化，实时自动登记。RFID 与工作流程管理(WORK FLOW)的整合，能将文件签核、调阅、销毁等与文档实体紧密结合，达到全面的文档管理
　　（9）统计文档功能：领导可以查看到具体某个时间段的文档外借情况；某一份文档被哪些人外借过；通过文档编号查看到具体的某一份文档等等。

　　第3章 系统的组成

　　该系统主要由硬件系统和软件系统组成。

　　3.1. 硬件系统

　　文档管理和防伪系统的硬件包括：（1）文档柜管理单元（2）门禁系统（3）文档标签（4）文档复印和销毁系统（5）网络接入系统（6）数据中心电脑等六大部分。具体介绍如下：

　　（1）文档管理单元：具有RFID读写功能的文档存放装置。如文档柜单元和文档抽屉单元。文档柜上安装着IC卡读卡器或者口令密码键盘，当有效的卡或口令输入时，柜子的门会自动打开，系统也不会因拿出或放入文档而发出警报，否则，柜子门不会打开，柜橱会发出警报。该柜子还配有显示屏，显示所输入的口令和持卡人姓名，以及取出或归还文档的名称等，以供借阅者确认，同时该显示屏也会显示各式图案以表示打算找的文档在柜橱中。以上装置连接到一个中心控制器，通过中心控制器来控制这些设备。文档柜在一定事件(如关门、读卡或按某一按钮)的触发下，将对整个柜子内附着于文档及文档夹上的RFID标签进行读取，以检测文档的增减，并将该信息传送到中心系统或显示出来以供确认。文档柜装有多接收发射的RFID读写器，该读写器连接到柜中各个天线上聚焦RF能量到指定位置。柜和抽屉带有电子锁，由中心控制器控制其开关，当有效的卡插入或口令键入后，抽屉将自动打开或者中心系统命令其打开。抽屉内有悬挂文档夹的支架。

图3.1 具有RFID读写功能的文档柜

　　（2）门禁系统：门禁系统具有RFID监控模块，该模块包括一个RFID读写器，一个RFID天线和一个LED指示灯。该RFID读写器可以是单或多RF接口，模块还包括一个红外探测器模块和一个摄录机。RFID读写器、红外探测器、摄录机均被连接到一个控制器，该控制器具有串口、以太网接口及无线网卡，用以连接到中心系统，以实现系统与人员远距离RFID工作证配合使用，并且该门禁系统对借阅者随身携带出去的文档会自动判断是否报警：对于允许携带的文档资料，系统不发出报警通知，只存储通行记录，以备历史追朔，对于未经允许的文档资料，系统发出报警或通知。

　　图3.2 RFID门禁系统

　　（3）文档标签：文档标签有两种形式：一种是带有条形码被附着于一份文档、书籍或资料上；另一种是通过将一个RFID芯片连接到一张金属镀膜后的纸张、文档、书籍或资料上。

　　图3.5 文档上的RFID标签

　　图3.6 附着RFID标签的文档夹

　　（4）网络接入方式：各个模块通过有线或者无线的方式与中央服务器进行数据交换。无线接入方式包括：GPRS、WIFI和蓝牙等目前比较流行的无线通信方式。

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　　（5）数据中心电脑：
　　整个RFID硬件部分在后述软件的支持下各司其职，实现了文档资料的高效、安全管理。

　　系统图


　　3.2. 软件系统
　　文档管理系统的软件系统具体包括：（1）应用管理软件（2）中间件。
　　应用管理软件是进行查询、统计、数据库管理、系统设置等操作的管理平台。

　　中间件主要实现硬件与应用管理软件间的数据传递，具体表现为存储数据到date base通道的各模块、实现单元控制的各项指令、文档借阅、带出、复印的各项流程。

　　数伦科技公司开发的文档管理系统将各种所提及的系统单元或设备组合为系统，该系统由中心系统、单位子中心系统、文档发放机关系统组成。在单位子系统又有机密室子系统、办公室子系统、单位门禁子系统。中心系统包括数据库系统、网络系统、数据安全和应用系统，主要负责文档的CA、文档管理流程的监管、各种事件的记录、文档的盘点等；单位子系统执行中心系统命令，接中心系统管理原则执行文档管理流程，并记录各种事件；文档发放机关系统产生源RFID代码，密钥的设置和文档信息的写入和锁定；机密室子系统包括，文档柜厨系统、文档抽屉系统、文档借还子系统、RFID阅读灯、RFID复印机等系统(其中文档借还子系统由文档盘搭建而成)和区域远距监控系统。办公室系统有办公桌RFID系统(由RFID天线膜和读写器组成)文档托盘系统和区域远距监控系统组成。

　　网络结构图模型

　　第4章 系统登入及流程描述

　　4.1. 登入描述
　　首先系统由系统管理员登入，分配领导、文档管理员、普通用户角色。把各人员角色分配好后，便可以登入系统。角色不同，操作的功能权限不同。
　　4.2. 流程描述
　　4.2.1. 新文档登记
　　有新文档要存入文档柜系统时的流程是，首先文档管理员登入系统(www.shulun-rfid.cn)，把文档信息录入到数据库中（包括：文档编号、文档名、文档柜号、文档来源、文档失效期等），系统管理员在文档上粘贴数伦公司RFID标签，之后系统管理员通过RFID写入设备把之前录入到系统中的文档信息的编号写入到RFID标签里；最后文档管理员把此文档放入到登记的文档柜里。
　　第一步录入文档信息
　　第二步写信息到RFID
　　第三步放入文档柜

　　4.2.2. 文档申请
　　普通用户(工作人员)拿到系统管理员分配的用户名和密码，可以登录系统，之后可以查看到所有自己有权限看到的文档，并且可以申请文档在大楼内看或者申请文档带出大楼看。申请后的同时，我们系统将会以短信的方式通知用户，申请的文档是什么。申请结束后，等待领导的审批。批准后，将会把这份文档的任务发送到具体的文档柜上，同时以短信的方式通知申请人，可以去领取这份文档。

　　4.2.3. 领导审批
　　领导登入系统，可以查看哪些文档是申请借阅的，哪些文档是申请带出的。点击同意时，会自动把这个程序发送到文档柜上，同一份文档的一个任务如果在文档柜上执行完，程序自动下达下一个任务到文档柜上时，会通过短信的方式通知用户，可以去领取这份文档。

　　4.2.4. 用户取文档
　　用户接收到同意借阅文档的短信时，当用户刷卡进入办公大楼的时候，用户在大厅的显示屏上会看到文档柜的位置导航，用户可以根据大屏幕提供的信息找到相应的楼层和房间，当用户刷卡进入房间时，相应文档柜上的指示灯会亮，给用户做引导作用，用户到达文档柜时便可以刷卡取文档。

　　4.2.5. 文档借阅或带出
　　用户接收到短信后可以直接去文档柜里取文档，取完文档后，如果此文档是只允许在大楼内部借阅的，则不允许带出大楼，如果用户无意要将文档带出大楼时，当走到门口时，则自动会报警。
　　如果文档是用户申请带出的文档，则门禁不会报警。

　　4.2.6. 文档传送到其他机关
　　领导登入系统后，将要传送到其他机关的文档填写好传送地址，点击传送即可，同时会给文档柜和门禁发送相应的任务；之后文档管理员登入系统看到有要传送的文档，会去相应的文档柜上刷卡，把文档取出送到其他机关。

　　4.2.7. 申请文档销毁
　　文档管理员登入到系统后，看到如果有已经过期的文档时，则申请销毁此文档，等待领导的批准。领导同意销毁此文档时，会向文档柜和销毁机发送一项任务。文档管理员看到领导已经同意销毁此文档时，文档管理员可以拿卡到文档柜上刷卡取出相应的文档，之后把文档放入到销毁机，销毁机会读取文档上的RFID标签，如果正确，则销毁此文档，如果文档管理员拿错了文档，则销毁机不销毁此文档。

　　4.2.8. 错误文档归位
　　文档管理员登入到系统后，看到有文档在错误的文档柜里时，文档管理员会点击归位按钮，点击后，会通过系统自动给错误文档的文档柜和正确文档的文档柜发送任务。
文档管理员可以拿卡到错误文档的文档柜刷卡取出文档放入到正确文档的文档柜内。

　　4.2.9. 实时拍照
　　管理者进入系统后，点击进入到某个具体的文档柜里时，点击拍照，则会自动通过Internet形式到拍摄指定文件柜所在室内情况，拍照成功则会在页面上自动显示所拍照片。

　　4.2.10. 文档柜开门
　　领导进入系统后，点击进入到某个具体的文档柜里时，点击开门按钮时，则会通过Internet形式到相应的文档柜上，文档柜会自动的开门。

　　4.2.11. 文档柜文档盘点
　　领导进入系统后，点击进入到某个具体的文档柜里时，点击盘点时，则会通过Internet形式到相应的文档柜上，自动盘点所有文档柜里的文档，之后把所有盘点的文档显示在页面上。

　　4.2.12. 控制门禁开门
　　领导进入系统后，点击进入到某个具体的门禁里时，点击开门按钮时，则会通过Internet形式到相应的门禁上，门禁会自动的开门。

　　4.2.13. 控制门禁拍照
　　领导进入系统后，点击进入到某个具体的门禁里时，点击拍照，则会自动通过Internet形式到相应的门禁上拍照，拍照成功则会在页面上自动显示拍的照片。

　　4.2.14. 控制复印机的锁定及复印
　　领导进入系统后，点击进入到某个具体的复印机里时，点击锁定，则会自动通过Internet形式到相应的复印机上，复印机接收到任务时，会自动锁定复印机，任何人都不可以复印文档。同样的，点击进入到某个具体的复印机里时，有用户申请要复印文档时，领导同意复印，则会给文档柜发送一个任务。此时用户拿这文档可以去复印机处复印文档。

　　4.2.15. 控制销毁机的锁定及销毁
　　领导进入系统后，点击进入到某个具体的销毁机时，点击锁定，则会自动通过Internet形式到相应的销毁机上，销毁机接收到任务时，会自动锁定销毁机，任何人都不可以销毁文档。同样的，点击进入到某个具体的销毁机里时，有文档管理员申请要销毁文档时，领导进行审批，如果同意则会给文档柜和销毁机发送一条任务，允许销毁此文档，此时文档管理员可以拿着文档去销毁文档。如果领导不同意，则文档管理员无法销毁文档。

　　第5章 方案效益

　　本方案能有效改善文件各项作业与管理流程、效率、安全，大幅缩短单位机构人员的公文、文件流程时间，并减低作业流程中经常产生的各种问题；
　　由于结合电子及实体的系统可即时控管公文或文件的流程，将能够有效避免延宕、积压、变造和外流等问题，更可以提升整体流程的效率及安全性：
　　1、 在查找、盘查、交接时可以极大缩短时间和减少工作量，提高效率；
　　2、 可以明显提高文件管理的准确性，轻松地跟踪和定位实体文件，省时又省钱；
　　3、 文档的行为全生命周期管理，使得文档管理数字化、智能化、及时化、可视性、可追溯性；
　　4、 文档信息流、实物流同步，使得文档管理效率及安全保护得到有效平衡；
　　5、 制度客观化、系统化，保密制度执行得到了科技创新的保证；
　　6、 通过摄像、感应、无线通讯有效结合使得安全管理无处无时不在，有效避免文件丢失造成难以估量的损失；
　　7、 人、柜、文件的等级管理使得文档的密级管理有了落实的坚实基础；

　　总之，通过 RFID 的创新能力，可以获得更强的可视性，在工作流的各个节点跟踪实体文件，还能够有效且高效地管理信息。

　　15850124084 马斌 www.digican-rfid.com 邮箱：digican@163.com